Minder overtypen. Meer tijd voor uw cliënten.
Facturen openen, overtypen in het boekhoudpakket, controleren, en nog eens controleren. Dat werk kan grotendeels verdwijnen — niet door het weg te automatiseren zonder toezicht, maar door de volgorde om te draaien: het systeem leest in, u controleert. En factuurherkenning is daarbij maar één van de vormen die tijd vrijmaken.
Vijf plekken waar het overtypwerk verdwijnt
Automatisering is geen alles-of-niets keuze. De meeste kantoren beginnen met één vorm en breiden daarna uit zodra het zijn nut bewezen heeft.
Factuurherkenning (OCR)
Bedrag, leverancier, datum en btw worden automatisch uitgelezen uit een binnenkomende factuur.
Matching met uw boekhoudpakket
Herkende facturen worden gekoppeld aan de juiste rekening en klant, zodat een boeking zich grotendeels zelf voorstelt.
Automatische herinneringen
Openstaande facturen krijgen op een vast ritme een herinnering, zonder dat u dat zelf moet bijhouden.
Terugkerende rapportage
Maandelijkse of kwartaalrapporten die zichzelf samenstellen op een vast moment — klaar voor u ze nodig hebt.
Documentclassificatie
Binnenkomende documenten worden herkend en automatisch in het juiste klantdossier gearchiveerd.
Hoe u in controle blijft
- Elke automatische boeking blijft zichtbaar en aanpasbaar — niets verdwijnt achter de schermen
- U controleert in plaats van intikt: sneller, met evenveel toezicht
- Uitzonderingen worden gemeld, niet stilzwijgend genegeerd
- Alles blijft herleidbaar: wie — of wat — iets deed, en wanneer
Voor wie is dit
Geschikt voor kantoren met een terugkerend, voorspelbaar volume aan facturen of rapportages, waar het overtypwerk vandaag zwaarder weegt dan de uitzonderingen die om aandacht vragen. Hoe groter dat volume, hoe groter meestal ook de winst — zie de rekentool hieronder.
Reken de tijdswinst van factuurherkenning uit
Van de vijf vormen hierboven leent factuurherkenning zich het best tot een concrete berekening. Verschuif de schuifknop naar uw eigen volume — van een klein kantoor tot een grote administratie.
geschatte bespaarde verwerkingstijd per maand — omgerekend ongeveer — werkdag(en) per jaar
Uitgangspunt: gemiddeld 4 minuten handmatige verwerking per factuur. Bij automatische herkenning daalt dat naar ongeveer 40 seconden controletijd — en bij een groter volume ligt het aandeel facturen dat nog manuele aandacht vraagt doorgaans lager (meer herkende, terugkerende leveranciers). Daarom loopt de winst niet lineair op met het aantal facturen. Indicatieve schatting, geen exacte berekening voor uw kantoor.
Over automatisering voor uw kantoor
Wat is factuurherkenning (OCR) precies?
Software die bedrag, leverancier, datum en btw automatisch uitleest uit een binnenkomende factuur, zodat u dit niet meer manueel moet overtypen.
Blijf ik controle houden over automatisch verwerkte facturen?
Ja. Elke automatische boeking blijft zichtbaar en aanpasbaar, en uitzonderingen worden gemeld in plaats van stilzwijgend genegeerd.
Vanaf welk factuurvolume is automatisering interessant?
Al vanaf een paar tientallen facturen per maand merkbaar, en de winst schaalt verder op naarmate het volume groeit — reken het uit met de rekentool hierboven.
Welke taken kunnen naast facturen nog geautomatiseerd worden?
Onder meer matching met uw boekhoudpakket, automatische herinneringen voor openstaande facturen, terugkerende rapportage en documentclassificatie.
Is automatisering enkel interessant voor grote kantoren?
Nee. Elk kantoor met een terugkerend, voorspelbaar volume aan facturen of rapportages kan er baat bij hebben — groot of klein.
Klaar om overtypwerk kwijt te raken?
Laten we vrijblijvend bespreken welk deel van uw verwerking zich leent voor automatisering.